Кадровый документооборот — обязательная составляющая часть общего документооборота организации. Однако на деле малые предприятия, как правило, часто пренебрегают ведением кадрового учета, что может грозить финансовыми потерями и административными штрафами, например, в случае прихода с проверкой трудовой инспекции, а также в случае обращения действующего работника или бывшего сотрудника в суд.
Вы знаете, какие документы должны быть у каждой организации? Их часто требует при проверке трудовая инспекция, а иногда и налоговая. И соответственно, штрафуют за отсутствие или неправильное заполнение.
Речь идет о следующих документах:
- штатное расписание;
- положение о работе с персональными данными сотрудников;
- правила внутреннего трудового распорядка.
Ведение кадрового учета
Известно ли вам, как правильно оформить на работу генерального директора, являющего одновременно учредителем/ соучредителем организации? Если генерального директора оформить с нарушениями, можно иметь проблемы с открытием расчетного счета в банке.
У генерального директора особый статус, потому что он одновременно является и единоличным исполнительным органом и сотрудником, состоящим с организацией в трудовых отношениях.
До заключения трудового договора с генеральным директором владелец бизнеса/собственник компании должен принять Решение о назначении/избрании генерального на должность.
Далее, трудовой договор с генеральным директором имеет ряд особенностей, а именно:
- может заключаться на срок не более 5 лет;
- может предусматривать испытательный срок до 6 месяцев в случае, если генеральный директор назначен, а не избран на должность;
- а также дополнительные условия для расторжения трудового договора.
В случае, если генеральный директор является единственным учредителем организации, трудовой договор с ним не заключается и это не ставит под сомнение наличие трудовых отношений между ним и организацией.
Ведение кадрового учета
Вы знаете, какие документы должен предъявить сотрудник при устройстве на работу?
- паспорт или любой другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (данное требование не касается сотрудников-совместителей и граждан, которые впервые устраиваются на работу);
- СНИЛС, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (так же как и в предыдущем пункте — кроме совместителей и впервые устраивающихся на работу;
- ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика;
- документы воинского учета для военнообязанных.
Есть еще немало нюансов в ведении кадрового делопроизводства, незнание которых чревато административными штрафами и, следовательно, финансовыми потерями.